Цель заметки — сделать видимой следующую задачу.
В руководстве для собраний библиотек MIT рекомендуется делиться заметками после собрания и четко указывать, какую работу предстоит выполнить. При необходимости также должны быть прописаны сроки выполнения работ. Этот подход отличается от дословной записи всего разговора. Для вас важно уметь различать, какая информация является просто мнением, а какая является общим решением.
Попробуйте небольшой шаблон из четырех столбцов.
Таблицу можно разделить на «решение или действие», «ответственный», «дата» и «открытый вопрос». Например, если обсуждается новый плакат, напишите «уточнить размеры у Айше» вместо «сделать плакат». Добавьте в столбец открытой точки, что конструкция еще не выбрана. Только потому, что все положительно отреагировали на идею, не следует автоматически перемещать ее в раздел решений; В конце встречи спросите в коротком предложении, что было решено.
Поместите заметку туда, где она будет использоваться.
Как только разговор закончится, исправьте смысл сокращений и добавьте дату. Если циркулируют разные копии одного и того же документа, должно быть ясно, какая из них является актуальной. Не делитесь с большими группами информацией, к которой должны иметь доступ только соответствующие люди. Вместо того, чтобы просматривать все старые сообщения перед следующим разговором, посмотрите на столбец открытых вакансий. Добавление краткого заключения после завершения работы также облегчает понимание того, почему это решение было принято несколько месяцев спустя. Если сам шаблон превращается в новую рабочую нагрузку, вы можете уменьшить количество столбцов.
Кратко имейте в виду
- Напишите мнение и окончательное решение отдельно.
- Четко определите, кто несет ответственность за каждую задачу.
- Если нужна дата, проверьте, а не догадывайтесь.
- Не прячьте вопросы без ответов среди решений.
- Сохраните текущую заметку там, где ее смогут найти соответствующие люди.
Ресурсы
Его подготовили при поддержке искусственного интеллекта. Источники, на которых основана ежедневная информация, показаны выше; Она не является заменой индивидуальной экспертной оценки.