Der Zweck der Notiz besteht darin, die nächste Aufgabe sichtbar zu machen
Der Besprechungsleitfaden der MIT-Bibliotheken empfiehlt, nach der Besprechung Notizen auszutauschen und die zu erledigende Arbeit klar anzugeben. Gegebenenfalls sollten auch Fristen für die Arbeiten schriftlich festgehalten werden. Dieser Ansatz unterscheidet sich von der wörtlichen Aufzeichnung des gesamten Gesprächs. Für Sie ist es wichtig, unterscheiden zu können, ob es sich bei den Informationen nur um eine Meinung handelt oder ob es sich um eine gemeinsame Entscheidung handelt.
Versuchen Sie es mit einer kleinen vierspaltigen Vorlage
Sie können eine Tabelle in „Entscheidung oder Maßnahme“, „Verantwortlich“, „Datum“ und „Offener Punkt“ unterteilen. Wenn beispielsweise ein neues Poster besprochen wird, schreiben Sie „Überprüfen Sie die Maße mit Ayşe“ statt „ein Poster erstellen“. Fügen Sie in der offenen Punktspalte hinzu, dass das Design noch nicht ausgewählt wurde. Nur weil alle positiv auf eine Idee reagiert haben, verschieben Sie sie nicht automatisch in den Entscheidungsbereich. Fragen Sie am Ende des Meetings in einem kurzen Satz, was finalisiert wurde.
Platzieren Sie den Zettel dort, wo er verwendet werden soll
Sobald das Gespräch beendet ist, korrigieren Sie die Bedeutung der Abkürzungen und fügen Sie das Datum hinzu. Wenn verschiedene Exemplare desselben Dokuments im Umlauf sind, sollte klar sein, welches Exemplar aktuell ist. Teilen Sie Informationen, auf die nur relevante Personen zugreifen sollten, nicht mit großen Gruppen. Anstatt vor Ihrem nächsten Gespräch alle alten Nachrichten zu durchsuchen, schauen Sie sich die Spalte mit den offenen Stellen an. Das Hinzufügen einer prägnanten Schlussfolgerung nach Abschluss der Arbeit macht es auch einfacher zu verstehen, warum diese Entscheidung erst Monate später getroffen wurde. Wenn sich die Vorlage selbst zu einer neuen Arbeitslast entwickelt, können Sie die Spalten reduzieren.
Merken Sie sich kurz
- Schreiben Sie die Stellungnahme und die endgültige Entscheidung getrennt.
- Legen Sie klar fest, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist.
- Wenn ein Datum benötigt wird, überprüfen Sie es, anstatt es zu erraten.
- Verstecken Sie unbeantwortete Fragen nicht zwischen Entscheidungen.
- Bewahren Sie die aktuelle Notiz dort auf, wo die entsprechenden Personen sie finden können.
Ressourcen
Es wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt. Die Quellen, auf denen die täglichen Informationen basieren, sind oben aufgeführt; Es ist kein Ersatz für eine individuelle Expertenbewertung.