الغرض من الملاحظة هو جعل المهمة التالية مرئية
يوصي دليل اجتماعات مكتبات معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا (MIT) بمشاركة الملاحظات بعد الاجتماع والإشارة بوضوح إلى العمل الذي يتعين القيام به. إذا لزم الأمر، يجب أيضًا كتابة المواعيد النهائية للعمل. يختلف هذا الأسلوب عن تسجيل المحادثة بأكملها حرفيًا. الشيء المهم بالنسبة لك هو أن تكون قادرًا على التمييز بين المعلومات التي تعتبر مجرد رأي وبين المعلومات التي تعتبر قرارًا مشتركًا.
جرب قالبًا صغيرًا مكونًا من أربعة أعمدة
يمكنك تقسيم الجدول إلى "قرار أو إجراء" و"مسؤول" و"تاريخ" و"نقطة مفتوحة". على سبيل المثال، إذا تمت مناقشة ملصق جديد، فاكتب "التحقق من القياسات مع عائشة" بدلاً من "إنشاء ملصق". أضف في عمود النقطة المفتوحة أن التصميم لم يتم تحديده بعد. لمجرد أن الجميع تفاعل بشكل إيجابي مع فكرة ما، لا تنقلها تلقائيًا إلى قسم القرار؛ وفي نهاية الاجتماع، اسأل بجملة قصيرة عما تم الانتهاء منه.
ضع المذكرة حيث سيتم استخدامها
بمجرد انتهاء المحادثة، قم بتصحيح معنى الاختصارات وإضافة التاريخ. إذا تم تداول نسخ مختلفة من نفس الوثيقة، فيجب أن يكون من الواضح أي منها هو الحالي. لا تشارك المعلومات التي يجب على الأشخاص المعنيين فقط الوصول إليها مع مجموعات كبيرة. بدلاً من البحث في جميع الرسائل القديمة قبل محادثتك التالية، انظر إلى عمود الوظائف المفتوحة. إن إضافة نتيجة موجزة عند اكتمال المهمة يسهل أيضًا فهم سبب اتخاذ هذا القرار بعد أشهر. إذا تطور القالب نفسه إلى عبء عمل جديد، فيمكنك تقليل الأعمدة.
ضع في اعتبارك لفترة وجيزة
- اكتب الرأي والقرار النهائي بشكل منفصل.
- حدد بوضوح من هو المسؤول عن كل مهمة.
- إذا كانت هناك حاجة إلى تاريخ، تحقق منه بدلاً من التخمين.
- لا تخفي الأسئلة التي لم تتم الإجابة عليها بين القرارات.
- احتفظ بالملاحظة الحالية حيث يمكن للأشخاص المناسبين العثور عليها.
الموارد
تم إعداده بدعم من الذكاء الاصطناعي. المصادر التي تعتمد عليها المعلومات اليومية مبينة أعلاه؛ إنه ليس بديلاً لتقييم الخبراء الشخصي.